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Última actualización: 25 de agosto de 2026
En Experiencia Cafetera organizamos viajes de café en el sur del Quindío junto a las familias caficultoras que viven aquí. Para recibirte bien necesitamos saber algunas cosas de ti: cómo te llamas, cómo escribirte, cuándo quieres venir y si hay algo que debamos tener en cuenta para cuidarte durante el recorrido.
Esta página explica, sin rodeos, qué datos te pedimos, para qué los usamos, con quién los compartimos, cuánto tiempo los guardamos y qué puedes exigirnos en cualquier momento. Está escrita conforme a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1074 de 2015, que en Colombia regulan el derecho de habeas data. La autoridad que vigila su cumplimiento es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
Esta política es la versión vigente y completa. Reemplaza a la información publicada en nuestra página anterior de Protección de datos; si encuentras diferencias entre las dos, prevalece lo que dice esta página.
El responsable del tratamiento de tus datos personales es:
Somos una empresa pequeña: las peticiones sobre datos personales las atiende directamente el equipo de administración, en el correo de arriba.
Solo pedimos lo que necesitamos para responderte, armar tu viaje y cumplir con la ley. Estos son los datos que podemos llegar a tratar:
| Categoría | Qué incluye | De dónde sale |
|---|---|---|
| Identificación y contacto | Nombre y apellidos, número de teléfono o WhatsApp, correo electrónico, país o ciudad desde donde nos escribes, idioma en que prefieres que te atendamos. | Nos los das tú al escribirnos o al llenar un formulario de la web. |
| Contenido de los mensajes | Todo lo que nos escribes por WhatsApp o correo y lo que te respondemos: texto, notas de voz, fotos y documentos que decidas enviarnos. | La conversación misma. |
| Datos de la reserva | Tour o plan elegido, fecha, número de viajeros, edades cuando viajan menores, hospedaje, punto y hora de recogida, y —cuando el tour, el hospedaje o la factura lo exigen— tipo y número de documento o pasaporte y nacionalidad. | Nos los das tú durante la reserva. |
| Preferencias y necesidades del viaje | Preferencias alimentarias (vegetariano, vegano, sin gluten), alergias, y cualquier condición de salud o de movilidad que decidas contarnos para que adaptemos la caminata, el transporte o la comida. | Nos los das tú, de forma voluntaria. |
| Datos de pago | Valor, fecha y estado del pago, y el comprobante o número de transacción del enlace de pago. No vemos ni guardamos el número completo de tu tarjeta ni sus claves: esos datos los procesa directamente la pasarela de pagos. | La pasarela de pagos y los comprobantes que nos envías. |
| Datos de facturación | Los que exige la DIAN para emitir la factura electrónica cuando la solicitas o cuando la ley nos obliga a emitirla. | Nos los das tú. |
| Datos técnicos de la plataforma | Dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, sistema operativo, páginas que visitas y tiempo en ellas, cómo llegaste hasta nosotros (buscador, anuncio, enlace de un tercero), e identificadores de cookies y de las herramientas de medición. | Se generan automáticamente cuando navegas el sitio web o abres una conversación desde un anuncio. |
Las alergias, las restricciones alimentarias por motivos de salud o de creencias, y cualquier condición médica o de movilidad son datos sensibles según la Ley 1581 de 2012. Esto significa tres cosas concretas:
Si prefieres no dejarlos por escrito, puedes contárselo al guía el mismo día del tour.
Tratamos tus datos personales con estas finalidades y ninguna otra:
Si algún día quisiéramos usar tus datos para algo distinto de lo anterior, te lo pediríamos antes.
La mayor parte de nuestra atención al cliente ocurre por WhatsApp, en el número +57 311 4632328. Para eso usamos la WhatsApp Business Platform, el servicio para empresas de WhatsApp LLC, compañía del grupo Meta Platforms, Inc.
Es importante que sepas cómo funciona:
Puedes consultar cómo trata Meta esa información en la política de privacidad de WhatsApp: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy
Si prefieres no usar WhatsApp, puedes escribirnos por correo a administracion@experienciacafetera.com o a book@experienciacafetera.com. Te atendemos igual.
Te lo decimos de frente: una parte de las respuestas que recibes por WhatsApp las genera un asistente automatizado con inteligencia artificial. Está ahí para responderte rápido a cualquier hora sobre tours, precios, fechas y disponibilidad, y para ayudarte a dejar la reserva lista. El resto de la conversación la escribe directamente el equipo de Experiencia Cafetera.
Sobre ese asistente:
Si no quieres que te sigamos escribiendo, no hay que llenar ningún formulario:
Ten en cuenta que, si tienes una reserva en curso, seguiremos escribiéndote los mensajes indispensables de esa reserva (confirmación, hora y punto de encuentro, cambios de última hora), porque hacen parte del servicio que contrataste. Cuando termine el viaje, dejamos de escribirte.
Si además quieres que borremos tus datos, no basta con la baja: pídelo como se explica en «Tus derechos y cómo ejercerlos».
Tratamos tus datos personales con dos fundamentos, según el caso:
Es la regla general de la Ley 1581 de 2012. Nos das esa autorización cuando escribes al WhatsApp de la empresa, cuando envías un formulario del sitio web habiendo marcado la casilla de aceptación, o cuando nos respondes un correo aceptando expresamente esta política. En todos esos casos tienes esta página disponible antes de decidir, y la autorización queda registrada junto con la fecha y el canal por el que la diste.
Para los datos sensibles (alergias, salud, movilidad) y para las comunicaciones comerciales pedimos una autorización aparte y explícita. Puedes negarte a darla sin que eso afecte tu reserva.
La autorización se puede revocar en cualquier momento, escribiéndonos al correo de contacto. La revocación no afecta la validez de lo que hicimos antes con tus datos, ni los que debamos conservar por obligación legal.
Cuando reservas con nosotros nace una relación contractual, y hay datos que sencillamente no podemos dejar de tratar sin incumplirla: tu nombre, tu teléfono, la fecha del tour, el punto de recogida, el pago. Ese tratamiento se ampara en la ejecución del contrato y en el cumplimiento de nuestras obligaciones legales (contables, tributarias y de registro turístico). Si retiras la autorización para esos datos concretos, no podremos prestarte el servicio.
No vendemos tus datos personales. Nunca. Los compartimos solo con quien hace falta para que tu viaje ocurra y para cumplir la ley:
| Con quién | Qué recibe | Para qué |
|---|---|---|
| Proveedores turísticos aliados: familias caficultoras, hospedajes, transportadores, guías y restaurantes. | Lo mínimo del día: tu nombre, número de personas, hora y punto de recogida y, si aplica, alergias o restricciones alimentarias. | Prestarte el servicio contratado. |
| Pasarela de pagos (Bold). | Los datos de la transacción y los que tú mismo ingresas en su plataforma de pago. | Procesar el cobro del anticipo o del saldo de forma segura. |
| Proveedores tecnológicos: alojamiento del sitio web, correo electrónico, herramientas de conversación y automatización, y copias de seguridad. | Los datos necesarios para operar cada servicio, bajo instrucciones nuestras. | Sostener la operación del negocio. |
| WhatsApp LLC / Meta Platforms, Inc. | Tu número, tu nombre de perfil y los metadatos y contenidos que viajan por la plataforma; y, en campañas, eventos de medición asociados a los anuncios. | Prestar el servicio de mensajería y medir la publicidad. |
| Google LLC (Google Analytics). | Datos de navegación del sitio web, en su mayoría agregados y seudonimizados. | Entender cómo se usa la web y mejorarla. |
| Facturación electrónica y contabilidad: nuestro proveedor tecnológico de facturación y nuestro contador. | Los datos fiscales de la factura. | Cumplir las obligaciones ante la DIAN. |
| Autoridades públicas: DIAN, SIC, Policía de Turismo, autoridades judiciales y administrativas. | Lo estrictamente requerido. | Cumplir una obligación legal o atender un requerimiento formal. |
A los proveedores que tratan datos por cuenta nuestra les exigimos confidencialidad y que usen la información solo para lo que les encargamos.
Algunos de los servicios que usamos están operados por empresas ubicadas fuera de Colombia —principalmente en Estados Unidos y en la Unión Europea—, entre ellas Meta Platforms, Inc. (WhatsApp) y Google LLC. Eso significa que, al usar WhatsApp para escribirnos o al navegar nuestra web, tus datos pueden almacenarse y procesarse en servidores fuera del país.
Estas transferencias y transmisiones internacionales se amparan en:
Si prefieres que tus datos no viajen por la infraestructura de WhatsApp, escríbenos por correo electrónico: te atendemos igual, sin ninguna diferencia en el servicio.
No guardamos datos «por si acaso». Estos son nuestros plazos:
| Tipo de dato | Cuánto lo conservamos |
|---|---|
| Conversaciones con personas que preguntaron pero no reservaron | Hasta 12 meses desde el último mensaje. |
| Conversaciones y datos de contacto de clientes | Mientras la relación esté activa y hasta 2 años después del último contacto. |
| Datos de reserva, pagos y facturación | 10 años, por las obligaciones contables y tributarias que impone la ley colombiana. |
| Datos sensibles (alergias, salud, movilidad) | Se eliminan cuando termina el viaje, salvo que sean necesarios para atender un incidente ocurrido durante la actividad. |
| Autorizaciones de tratamiento | Mientras dure el tratamiento y el tiempo necesario para poder demostrar que las obtuvimos. |
| Datos técnicos y de analítica | Según la configuración de retención de cada herramienta de medición. Los informes que usamos son agregados y no te identifican. |
Cumplido el plazo, los datos se eliminan o se anonimizan de forma que ya no puedan asociarse contigo. Si pides la supresión antes, la atendemos salvo que exista un deber legal de conservarlos.
Como titular de los datos, la ley colombiana te reconoce el derecho a:
Escríbenos a administracion@experienciacafetera.com —o por WhatsApp al +57 311 4632328— indicando tu nombre completo, un dato que nos permita identificarte (el teléfono o correo con el que nos escribiste, o la fecha de tu reserva), qué quieres pedir y un canal para responderte. No hace falta ningún formato especial ni abogado.
Si tu reclamo llega incompleto, te pediremos que lo completes dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos meses sin que recibamos lo que falta, entenderemos que desististe.
Puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co). Ten en cuenta que la ley exige haber presentado antes la consulta o el reclamo ante nosotros: es un requisito para que la SIC pueda estudiar el caso.
Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y proporcionadas al tamaño de nuestra operación:
Ningún sistema es infalible. Si llegara a ocurrir un incidente de seguridad que afecte tus datos, te lo informaremos y lo reportaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio, como exige la ley.
Nuestros servicios y nuestros canales digitales están dirigidos a personas mayores de 18 años. No pedimos ni recogemos datos de menores de edad directamente, y el WhatsApp comercial no está pensado para que lo use un menor sin sus padres.
Cuando en un viaje participan niños, niñas o adolescentes, tratamos únicamente los datos indispensables —nombre, edad y, si aplica, alergias o condiciones de salud— y siempre los aporta el padre, la madre o el representante legal que hace la reserva, quien con ello autoriza ese tratamiento. Esos datos se usan solo para la seguridad y la logística del viaje, y se eliminan cuando termina.
El tratamiento respeta el interés superior del menor y sus derechos fundamentales, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.
No publicamos fotografías en las que un menor sea identificable (cara y nombre juntos) en nuestra web ni en nuestras redes.
Si crees que hemos recibido datos de un menor sin la autorización de sus padres o representante legal, escríbenos a administracion@experienciacafetera.com y los eliminamos.
Nuestro sitio web usa cookies y tecnologías similares para que la página funcione (idioma, sesión, rendimiento) y para entender de forma agregada cómo se navega, con Google Analytics. Si llegas desde una campaña, podemos compartir con Meta eventos de medición —por ejemplo, que se abrió una conversación— para saber si el anuncio funcionó.
Puedes bloquear o borrar las cookies desde la configuración de tu navegador. Si las bloqueas, algunas partes del sitio pueden dejar de funcionar como esperamos.
Podemos actualizar esta política cuando cambien nuestros servicios, las herramientas que usamos o la normativa. Cuando lo hagamos, publicaremos la nueva versión en esta misma dirección y cambiaremos la fecha de «última actualización» que aparece al comienzo.
Si el cambio afecta de forma sustancial la finalidad del tratamiento o implica algo que requiera tu autorización, te lo comunicaremos por el canal por el que estemos en contacto contigo antes de aplicarlo.
Te recomendamos revisar esta página de vez en cuando. La fecha del encabezado siempre te dice cuál es la versión vigente.
Para cualquier duda, consulta o reclamo sobre tus datos personales:
Última actualización: 25 de agosto de 2026
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